A Contact Workbench programba beépítettünk egy olyan elemet, amivel értékelheted saját munkádat, felfedezheted a nehézségeidet és javíthatsz rajtuk. Persze, ezen kívül még sok mindenre alkalmas, például segítségével maximalizálhatod a bevételedet, optimalizálhatod az útvonalaidat, és abban is biztosak vagyunk, hogyha megérted a működését, Te magad is ezernyi dolgot találsz ki, amire még jól használható lesz.

Mi az hogy topik és státusz?

Amikor egy ügyféllel felveszed a kapcsolatot, viszonylag hamar kiderül, hogy mi az ami a repertoárodból egyből érdekelni fogja. Persze az esetek többségében ezen kívül még bőven van olyan dolog amit érdemes lesz majd neki ajánlani, de a bizalmát megszerezni mégis azzal tudod, ha egy "projektet" sikerre viszel vele.

Ez a "projekt" a topik, azaz téma, amivel kapcsolatban "dolgozol" vele. Lehet például egy megadott típusú biztosítás (például egy nyugdíjbiztosítás), vagy egy adott termék vagy termékkategória, de lehet akár egy kevésbé megfogható, vagy akár egy kisebb rész cél is, mint például meghatározni azokat a valós igényeket, hogy milyen házat keres (ami azért nem is olyan könnyű, mert nem esik egybe az elmondott igényével). 

Ezeket a topikokat tipizálhatod, fel tudod venni egy listába, és az ügyfelekhez csak egy kattintással hozzáadni. Egy ügyfélnek természetesen egy időben lehet több témája azaz topikja. 

Ha végiggondolod az értékesítési folyamatodat, észre veheted, hogy minden témának megvannak a lépései, amin célszerű végighaladni. Persze előfordulhat hogy egy megbeszélésen például egy topiknál akár két-három ilyen lépcsőt is tudtok haladni, de ezt is le lehet kezelni a rendszerrel.

Sokszor ezeket a lépéseket a franchise rendszerben oktatják, vagy akár elő is írják, de ha ez hiányzik, akkor is érdemes végiggondolnod, és felvinned ezeket.

Amikor például egy találkozóról  beviszed a rendszerbe, hogy miben állapodtatok meg, rögtön meg is adhatod, hogy a találkozó során milyen lépcsőkön azaz státuszokon sikerült végighaladni. Minden ilyen státuszhoz meg is adhatod, hogy az adott lépés körülbelül hány százalékos készültséget jelent. Ezek alapján statisztika is készül.

A rendszer az ilyen státuszváltozásokat az ügyféltörténeti listán is feltünteti, sőt az aktuális státuszuk alapján az ügyféltörzsben is rákereshetsz és meg is szűrheted a klienseidet.

Miért is jó mindez?

• Pontosan tudni fogod, hogy egy téma (topik) megadott státuszában mennyi folyamatban lévő ügyed van, és kik azok a kliensek.
• Jobban fogod tudni tervezni a munkádat, és az ügyfeleid is érezni fogják, hogy nem aludt el a dolog, "pörgeted az ügyüket".
• Ezen topik információk alapján sok statisztikai kimutatás készülhet. Például az egyik legfontosabbon láthatod, hogy bizonyos szakaszokban átlagosan mennyi időt töltenek a kliensek, azaz melyik az a lépés, aminek hatékonyságán javítani kell.
• A topik rendszer segít a sokkal céltudatosabb ügyfél kommunikációban is.
• A képernyő tetején láthatod a mini statisztikát, amire kattintva nagyban is kinyílik. Ez a statisztika megmutatja hogy az üzletkötéseid milyen százalékos készültségben vannak. Ha például túl sok az elkészülés előtti szakaszban lévő projekted, de kevés az induló, az azért veszélyes, mert ugyan most jól fog a konyhára hozni a munkád, de lehet hogy a következő hónapban emiatt kevesebb lesz a végigvitt projekted, azaz a pénzed is.

Persze – mondod – elméletben ez szép, de...

Igen, valóban lehet olyan hogy a tárgyalás néha megakad, sőt akár vissza és lép egy lépést, de ez ugyanúgy lehet kezelni, sőt kimutatást is láthatsz róla, ami segít ezeket a minimumra csökkenteni. Létezhet olyan is, hogy az egyik lépésnél teljesen kútba esik a dolog, ezért a rendszerbe tudsz aktív és passzív topikokat kezelni. Ha egy ügyfél a tárgyalások felénél mondja vissza az egészet, akkor passzívra rakhatod a topikot, és ezt az infót visszamenőleg is látni fogod az ügyféltörténetben, sőt ha ezek között van kiemelkedő státusz, akkor mindenképpen érdemes megvizsgálni, hogy az adott lépésben miért lépnek vissza az ügyfelek.

Természetesen tudjuk, hogy egy jó topik / státusz rendszer felépítéséhez idő és gyakorlat kell, hiszen folyamatos munkával lehet finomra hangolni, de minél előbb kezded el használni annál korábban hoz hasznot. Az ügyfeleink véleménye szerint már az is nagy lépés a rendezett ügymenet felé, hogy egyáltalán átgondolják a lépéseket.

Nézzük a technikai oldalát:

A topik képernyőn ( bal menüsávon felülről a harmadik ikon) láthatja a topikokat. A státuszai megtekintéséhez kattints az egyik címére, majd a kék fejlécen a 2. ikonra.

A topik alapstatisztikáján láthatjuk hogy melyik státuszban mennyi kliens van, míg az alatta lévő listán a kiválasztott topik, vagy annak státusza (attól függően, hogy mi lett kiválasztva) ügyfeleit láthatod, és szerkesztheted.

Ha egy topik státuszát szeretnéd megváltoztatni, az ügyfél  adatait lenyitva  válaszd  az  ötödik  ikont.